Tuotetiedon päivittäminen

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten tuotetietoja päivitetään Synkka-palvelussa. Kaikki ohjeessa kuvatut tilanteet tehdään Julkaistulle tuotetiedolle

Ohje on jaettu useampaan osaan lukemisen helpottamiseksi. Alla on kuvattu tavallisimpia tilanteita tuotetieto päivityksiin liittyen. Suosittelemme myös tutustumaan GTIN-koodi hallintastandardiin ennen tuotteen päivittämistä. Hallintastandardi kertoo milloin muutos edellyttää uutta GTIN-koodia. Lue tästä lisää GTIN-hallintastandardista.

Tuotetiedon korjaaminen
Tuotetiedon muuttaminen (Tulevaisuuden versio)
Tuote tai pakkaus lopetetaan
Tuotteen saatavuus päättyy
Tuotteen lanseeraus perutaan
Lopetetun tuotteen uudelleenaktivointi
Toimitusten lopettaminen yhdelle vastaanottajalle
Tuote muuttuu yksityisestä julkiseksi
Kausituotteiden ylläpito
Muokatun tuotetiedon periytyminen
Private label tuotteen lopettaminen
Tuotteen edustuksen vaihtuminen

Tuotetiedon korjaaminen

Tuotetiedon korjaus voi olla esim. kirjoitusvirhe tai tieto minkä käyttäjä on unohtanut antaa. Tuotteen ominaisuudet eivät muutu. Esimerkki korjauksesta: Markkinointiteksti puuttuu tuotetiedoista tai Ainesosalistalla on kirjoitusvirhe.

Korjaus tehdään aina nykyiseen tuoteversioon tuotteesta. Korjaus tallennetaan ja tuotetiedot julkaistaan kantaan. Korjattu tuotetieto yli kirjoittaa vanhan tiedon ja korjaus tulee heti voimaan. Tuotetiedon vastaanottajille lähtee sanoma sisältäen korjatut tiedot.

Sanomalla käytetään komentoa CORRECT ja samaa voimaantulopäivää (effectiveDateTime) kuin alkuperäisessä sanomassa.

Tuotetiedon muuttaminen (Tulevaisuuden versio)

Tuotteen tiedoissa tapahtuu olennainen muutos (joka ei vaikuta GTIN-koodiin), esim. tuotteen valmistusmaa muuttuu 1.1.2018. Tässä tilanteessa tulee luoda tulevaisuuden tuoteversio. 

Uudelle tuoteversiolle annetaan Voimaantulopäivä, eli kerrotaan, milloin muutos astuu voimaan. Muutos julkaistaan tietokantaan. Tuotteesta on nyt kaksi versiota, voimassa oleva versio ja tulevaisuuden versio.

Sanomalla käytetään komentoa CHANGE_BY_REFRESH ja annetaan uusi voimaantulopäivämäärä (effectiveDateTime).

Tuote tai pakkaus lopetetaan

Tieto tuotteen ja/tai pakkauksen lopetuksesta pitää viedä tuotetietopankkiin ennen, kuin tuotteen saatavuus päättyy. Tieto tuotteen ja/tai pakkauksen lopettamisesta pitää antaa kaikille pakkaushierarkian osille joita lopettaminen koskee.

Tuotteen lopettaminen tehdään seuraavalla tavalla, huomaa että toimituksessa ollut tuote lopetetaan eri tavalla, kun tuote joka ei ole ollut toimituksessa.

Tuotteen saatavuus päättyy

Päivitys tehdään nykyiseen tuoteversioon, antamalla seuraavat lopetuspäivämäärät:

  • Saatavuus päättyy
  • Tuotannon lopetus päivämäärä

Tiedot julkaistaan tietokantaan, jolloin vastaanottajille lähtee lopetussanoma. Kun tuotteen lopetuspäivämäärä on ohitettu, vastaanottajat saavat synkronoinnin lopetussanoman.

Integraatioasiakkaat päivittävät tuotteelle Saatavuus päättyy (endAvailabilityDateTime) ja Tuotannon lopetus päivämäärä (discontinuedDateTime) tiedot omaan tuotetietojärjestelmään ja lähettävät tuotetietosanoman Synkkaan. Sanomalla käytetään komentoa CORRECT ja samaa voimaantulopäivää (effectiveDateTime) kuin alkuperäisessä sanomassa.

Tuotteen lanseeraus perutaan

Tieto lanseerauksen peruuntumisesta pitää viedä tuotetietopankkiin heti kun se on tiedossa. Tieto tuotteen ja/tai pakkauksen lopettamisesta pitää antaa kaikille pakkaushierarkian osille joita lopettaminen koskee.

Päivitys tehdään nykyiseen tuoteversioon, antamalla lanseerauksen peruutus päivämäärät:

  • Saatavuus päättyy
  • Lanseerauksen peruutuksen päivämäärä

Julkaisuhetkellä vastaanottajille lähtee lopetussanoma. Kun lopetuspäivämäärät on ohitettu, vastaanottajille lähtee synkronoinnin lopetussanoma. 

Integraatioasiakkaat päivittävät tuotteelle Saatavuus päättyy (endAvailabilityDateTime) ja Lanseerauksen peruutuksen päivämäärä (cancelledDateTime) tiedot omaan tuotetietojärjestelmään ja lähettävät tuotetietosanoman Synkkaan. Sanomalla käytetään komentoa CORRECT ja samaa voimaantulopäivää (effectiveDateTime) kuin alkuperäisessä sanomassa.

Lopetetun tuotteen uudelleenaktivointi

Peruutettu tuote voidaan uudelleenaktivoida. Kun tuotteen lanseeraaminen on taas ajankohtaista, päivitetään tuotteen nykyinen versio, antamalla seuraavat tiedot.

  • Saatavuus alkaa, annetaan uusi päivämäärä
  • Saatavuus päättyy, tyhjennetään tietokentän tiedot
  • Lanseerauksen peruutuksen päivämäärä, tyhjennetään tietokentän tiedot

Tuotetiedot julkaistaan uudestaan tietokantaan. Integraatioasiakkaat lähettävät tuotetietosanoman Synkkaan. Sanomalla on käytettävä komentoa CORRECT ja samaa voimaantulopäivämäärää (effectiveDateTime) kuin alkuperäisessä sanomassa.

Toimitusten lopettaminen yhdelle vastaanottajalle

Jos tuotteelle on määritelty useita vastaanottajia, ja halutaan lopettaa toimitukset vain yhdelle vastaanottajalle, lopetetaan synkronointi tuoteversiolle, jolla on kyseinen vastaanottajatieto. Lopeta synkronointi-toiminto tekee tuotteesta Luonnos version jonka voi poistaa.

Muille vastaanottajille kohdistetut tuoteversiot jäävät voimaan.

Integraatioasiakkaat lähettävät CIHW-sanoman Synkkaan ja käyvät poistamassa käyttöliittymässä tuotteen Luonnoksen. Tai vaihtoehtoisesti voivat käydä tekemässä käyttöliittymässä synkronoinnin lopetuksen ja samalla poistaa Luonnos-tilassa olevan version.

Tuote muuttuu yksityisestä julkiseksi

Yksityisellä tuotteella on yksi tai useampi vastaanottaja. Tuote voidaan muuttaa julkiseksi seuraavalla tavalla. Prosessi on käänteinen mutta sama, kuin tilanteessa jossa tuote on julkinen, mutta muuttuu yksityiseksi.

Tuotteen synkronointi lopetetaan, jolloin tuotteesta muodostuu Luonnos-versio.  Seuraavaksi tuotteesta luodaan uusi julkinen versio. Tuotteella on nyt kaksi tuoteversiota, Yksityinen ja Julkinen. Tämän jälkeen poistetaan Luonnos-tilassa oleva yksityinen versio tuotteesta. Uusi julkinen versio julkaistaan lopuksi tietokantaan.

Integraatioasiakkaat päivittävät dataRecipient-kohdalla tuotetietosanomassa tuotteen näkyvyyttä eri vastaanottajille. Yksityiseltä tuotteellta poisteaan ensin vastaanottajat lähettämällä CIHW-sanoma ja sen jälkeen lähtetään muutossanoma ilman dataRecipient-tietoa, jos halutaan julkaista tuote koko Suomen kohdemarkkinalle. 

Kausituotteiden ylläpito

Kausituotteilla tarkoitetaan tuotteita jotka ovat saatavissa vain tietyn ajan, kuten esim. joulukalenterit. Kausituotteita ylläpidetään päivittämällä nykyistä tuoteversiota, ja päivittämällä seuraavia päivämääriä:

  • Kausisaatavuus alkaa (SeasonalAvailabilityStartDateTime)
  • Kausisaatavuus päättyy (SeasonalAvailabilityEndDateTime)

Kausituotteille ei anneta Tuotannon lopetus päivämäärä tietoa.

Muokatun tuotetiedon periytyminen

Synkassa on kolmen tyyppisiä tietokenttiä. Tietokenttätyyppi määrittelee, miten tieto kopioituu eri tuoteversioiden välillä. Tuotteella voi olla useampi tuoteversio johtuen siitä, että se on julkaistu useammalle vastaanottajalle tai kohdemarkkinalle.

Tietokentän tyypin voi tarkistaa Suomen tuotetietoprofiilista 3.1.3. Tietokenttätyyppi näkyy myös käyttöliittymän Ohje-teksteissä.   

  • Globaali
    • Globaali-tietokenttä on käytössä myös muissa tuotetietopankeissa. Globaali tietokenttä kopioituu automaattisesti muille tuoteversioille. Tieto julkaistaan vain kyseisellä hierarkiatasolla.
  • Kohdemarkkinakohtainen
    • Kohdemarkkinakohtainen tietokenttä on käytössä ainoastaan kyseisellä kohdemarkkinalla. Tietokenttään annettu tieto ei kopioidu muiden markkinoiden tuoteversioille. Tieto julkaistaan ainoastaan kyseisellä hierarkiatasolla.Vastaanottajakohtainen
  • Vastaanottajakohtainen
    • Vastaanottajakohtainen tietokenttä ei kopioidu, tieto julkaistaan ainoastaan muokattavalla versiolla ja kyseisellä hierarkiatasolla. Muut versiot säilyvät muuttumattomana.Seuraavat tietokentät ovat vastaanottajakohtaisia (Suomessa käytössä):Saatavuus alkaa
      • Saatavuus päättyy
      • Viimeisin muutos
      • Julkaisupäivä
      • Onko laskutusyksikkö
      • Onko tilausyksikkö
      • Onko kuljetusyksikkö
      • Jakelukanava
      • Tuotekuvaus
      • Geenimuunnellut ainesosat
      • Lisätunnisteen tyyppi (mm. tavarantoimittajan tuotenumero)
      • Tuoteperheen tunnistenumero
      • Tuoteperheen nimi
      • Kokonaissäilyvyysaika saapumisesta
      • Kokonaissäilyvyysaika valmistuksesta
      • Alkoholituotteen sokerin määrä

Private label tuotteen lopettaminen

Tilanteessa jossa private label tuote poistuu toimittajan valikoimasta, toimitaan seuraavalla tavalla.

  • Tuotteiden synkronointi lopetetaan. Vastaanottajalle lähtee tuotetietosanoma, että tuotetietojen välitys päättyy.
  • Tuotteesta muodostuu Luonnos-versio, joka voidaan poistaa tai säilyttää.

 

Tuotteen edustuksen vaihtuminen

Maahantuotavilla tuotteilla edustuksen vaihtuessa vanha edustaja poistaa tuotteet (ei anna lopetuspäivämääriä Synkassa). Uusi edustaja perustaa tuotteet oman GLN-numeronsa alle.

Tuotteet pitää olla vanhan edustajan GLN-numeron alla niin kauan, kun edustusta on. Toimenpiteet tehdään siirtymishetkellä. Uusi edustaja antaa tuotteille Voimaantulopäiväksi sen päivän, jolloin tuotteiden edustus siirtyy yritykseen.

Vanha edustaja tekee seuraavat toimenpiteet tuotteille:

  • Lopettaa synkronoinnin
  • Poistaa tuotteet kannasta