Integraatiot

Mikäli yrityksesi tietomäärät ovat suuret, saattaa integrointi olla oikea ratkaisu tietovirran hallintaan. Integroimalla tuotetietopankki olemassa oleviin järjestelmiin (esim. ERP, PIM, CMS, graafinen tuotanto) varmistetaan että aineistot ovat aina oikeat ja ajantasaiset. Integrointi tuo muitakin etuja. Vastaanottajat voivat esimerkiksi varmistua, että tuotetiedoista ja kuvista käytetään aina juuri oikeaa versiota oikealla tavalla, jolloin julkaisuvaiheeseen käytettävä aika vähenee. Kun eri järjestelmät ja samalla eri henkilöt työskentelevät saumattomasti, ovat oikeat tiedot kuluttajan saatavilla aina muutoksista huolimatta.

Synkka palvelu koostuu kahdesta tietojenvälityskanavasta. Toista virtaa pitkin menee tuotetiedot ja toista tuotekuvat, dokumentit ja muut media-aineistot. Media- ja tuotetietopankin välillä on integraatio, jonka kautta kuvalle päivittyy tuotetietopankista tuotteen tietoja ja mediapankista voidaan välittää tuotteen pääkuva näkyville tuotetietopankkiin. Integroituminen jompaankumpaan tai molempiin järjestelmiin on mahdollista tehdä suoraan omasta järjestelmästä.

GS1 Finland toimii asiantuntijaorganisaationa, jolla on runsaasti kokemusta tietojen synkronoinnista sekä tuotetiedon luojien että vastaanottajien puolelta. Toimintamme pohjautuvat jäsenneltyihin viitekehyksiin ja parhaiksi todettuihin menetelmiin. Nämä tarjoavat organisaatioille mahdollisuuden parantaa niiden valmiuksia kriittisillä alueilla; tuotetiedon hallinnassa ja tiedon laadussa ja oikeellisuudessa. Toimimme asiakastukena integraatioissa koko asiakkuuden ajan.

Autamme liittymän tekemisessä myös osoitteessa kehitys@synkka.fi.

Tuotetietopankin integraation yhteystavat

Suositeltu yhteystapa integraatioihin Synkka-tuotetietopankissa kanssa on AS2. Käyttämällä AS2-yhteystapaa voidaan varmistaa tiedon ja sen kulun:
• Yksityisyys: Vain tiedon toimittajalla ja vastaanottajalla on pääsy sanoman sisältöön.
• Osapuolien tunnistettavuus: Tiedon toimittajat, välittäjät ja vastaanottajat voivat
todistaa identiteettinsä.
• Muuttumattomuus: Tietoa ei ole käsitelty tai muuteltu sen jälkeen kun tieto on
lähtenyt eteenpäin alkuperäiseltä tiedontoimittajalta.
• Kiistattomuus: Vastaanottaja ei voi kiistää saaneensa viestiä, eikä lähettäjä lähettäneensä
Muita mahdollisia yhteystapoja ovat SFTP tai FTP. Lisätietoja eri yhteystavoista löytyy
dokumentista Synkka Connectivity Guide.

Tuotetietojen kyseleminen Synkka-tuotetietopankista

Yrityksellä tulee olla järjestelmä tuotetietojen vastaanottamista varten ja sen on viestittävä Synkka-palvelun kanssa turvallisella yhteystavalla. Tuotetietopankki ei koskaan lähetä tuotetietoja vastaanottajille automaattisesti vaan vastaanottajien on aina tehtävä tuotetietojen kysely. Kysely tehdään joko koko tuotevalikoimalle tai osalle sitä. Tuotetiedon vastaanottajat voivat kysellä tietoja Synkka-tuotetietopankista joko selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä XML-muotoisen CIS-kyselysanoman.

Jos kyselet tuotetietoja sanomalla, mahdolliset kyselykomennot ovat:

• ADD (kyselyn lisääminen)
• DELETE (kyselyn poistaminen).

Synkka lähettää vastaukset kyselyihin saman päivän aikana. Luotu kysely on aktiivinen kunnes käyttäjä poistaa sen. Kyselyvastaukseen sisältynyt tuote / pakkaushierarkia tulee kyselyn vastauksena aina kun toimittaja on ylläpitänyt tuotetta. Samasta tuotteesta ei voi olla kahta eri kyselyä, kyselyt eivät tuota kyselyvastausta kuin toiseen kyselyyn. Vastaanottaja saa kyselyistään XML-muotoisia CIN-vastaussanomia. Kyselyvastaus sisältää aina koko tuotetietohierarkian, joka alkaa lavasta ja päättyy vähittäistuotteeseen. Poikkeuksena ovat GTIN-koodilla kysellyt tuotteet. Tällöin kyselyvastauksessa on GTIN-koodilla kyselty taso sekä kaikki sen alapuolella olevat pakkaushierarkian tasot

GTIN-koodilla kyselty pakkaushierarkian taso Kyselyvastauksen sisältö
GTIN-koodillinen lava (PALLET) GTIN-koodillisen lavan, kuljetuspakkauksen ja vähittäistuotteen tiedot
Kuljetuspakkaus (CASE) Kuljetuspakkauksen ja vähittäistuotteen tiedot
Vähittäistuote (BASE UNIT OR EACH) Vähittäistuotteen tiedot

GTIN-koodia käytettäessä kyselykriteerinä vastaukseksi ei saa koko pakkaushierarkiaa mikäli se on monitahoinen. Kun kyselyn kohteena oleva tuotetieto päivittyy, tuotetiedon vastaanottaja saa myös päivityksestä tiedon XML-sanomana (CIN). Synkka lähettää päivityksen kaikista niistä hierarkioista, joissa päivitetty GTIN-kooditettu yksikkö esiintyy.

Kyselykriteerit

Kyselykriteerit Synkka-tuotetietopankissa ovat:

  • GLN-numero
    • GLN-numerolla kyseltäessä vastauksena tulee kaikki kyseisen GLN-numerolle julkaistut ja päivitetyt tuotteet.
    • Vastaanottajan pitää ylläpitää omaa kyselyitään niin, että se kattaa kaikki omat aktiiviset tavarantoimittajat. Jokaisesta GLN-numerosta on oma kyselynsä.
    • GDSN-tiedonvaihdon kautta toisesta tuotetietopankista toimitettavat tuotetiedot on kyseltävä nimenomaan GLN-numerolla (ja GTIN-koodilla).
    • Suositeltava kyselykriteeri.
  • GPC-ryhmittely
    • GPC-ryhmittelyssä hakukriteereissä käytetään Brick-koodia. Tällöin kyselyvastauksia tulee tuotteista, joilla on ko. GPC-ryhmittelyn Brick-koodi.
    • Tätä suositellaan käytettäväksi silloin kun haetaan tietyn tyyppisiä tuotteita, tietämättä kenen toimittajan ne ovat.
  • GTIN-koodi
    • Kyseltäessä tiettyä tuotetta / pakkausta, voidaan kysely tehdä käyttäen GTIN-koodia.
  • Kohdemarkkina (Target Market)
    • Kohdemarkkinalla kyseltäessä vastauksena tulevat kaikki määritellyn kohdemarkkinan tuotteet, jotka ovat uusia tai päivittyneitä. Kyselyn julkaisun jälkeen tulevat kaikki kohdemarkkinan tuotteet, tämän jälkeen uudet ja päivitetyt.
    • Koko Suomen kohdemarkkinaan kohdistuvan kyselyn teko on estetty käyttöliittymässä. Tarvittaessa ota yhteyttä GS1 Finlandiin.Koko Suomen kohdemarkkinan tuotetietojen lähettäminen kestää useamman
      vuorokauden, koska tuotetietohierarkiat lähetetään yksitellen 3-5 sekunnin väliajalla ja tämä aiheuttaa jonoa kaikkien asiakkaiden sanomakäsittelyyn.

Kyselykriteereitä voidaan yhdistää samassa kyselyssä hakemalla esimerkiksi tietyn toimittajan tuotteita  GLN-numerolla sekä tämän toimittajan tiettyjä tuoteryhmän tuotteita GPC-ryhmittelyllä. GTIN-koodia ja GPC-ryhmittelyä ei voi käyttää samassa kyselyssä.

Ohjeet kyselyn tekemisestä käyttöliittymän kautta on kuvattuna vastaanottajaohjeistuksessa. Ohjeet kyselyn tekemisestä sanomana löytyvät teknisen dokumentaation alta.

GDSN-tuotetietopankkien välinen tuotetietojen välitys

Vastaanottajat

GDSN-tiedonsiirto mahdollistaa tuotetietojen kyselyn toisista tuotetietopankeista. Jotta vastaanottaja saa vastaanotettua ulkomaisen toimittajan tuotteita, täytyy seuraavien toimenpiteiden olla tehtynä:
• Synkka-tuotetietopankin ja toisen tuotetietopankin välinen tiedonsiirtoyhteys on avattu. Tämän tekevät GS1 Finland ja toisesta tuotetietopankista vastuussa oleva taho.
• Vastaanottaja tulee olla rekisteröity Global Registryyn (GR), joka on GDSN-keskusrekisteri. GS1 Finland hoitaa vastaanottajien rekisteröinnin.
• Vastaanottaja luo kyselyn tavarantoimittajan tuotteista Synkkaan ja rekisteröi kyselyn Global Registryyn. Tästä on tehty erillinen ohjeistus vastaanottajille.

Tavarantoimittajat

GDSN-tiedonsiirto mahdollistaa tuotetietojen julkaisun toisiin tuotetietopankkeihin. Jotta tavarantoimittaja saa julkaistua tuotetietoja ulkomaiselle vastaanottajalle, täytyy seuraavien toimenpiteiden olla tehtynä:

• Synkka Tuotteen ja toisen tuotetietopankin välinen tiedonsiirtoyhteys on avattu. Tämän tekevät GS1 Finland ja toisesta tuotetietopankista vastuussa oleva taho.
• Synkka-tuotetietopankkiin luodaan vastaanottavan maan profiili ja tarvittavat tiedot. GS1 Finland varmistaa tämän.
• Tavarantoimittaja tulee olla rekisteröity Global Registryyn (GR), joka on GDSN-keskusrekisteri. GS1 Finland hoitaa tavarantoimittajan rekisteröinnin.
• Tavarantoimittaja ylläpitää Synkka Tuotteessa tarvittavat tiedot vastaanottajan kohdemarkkinalle sekä antaa ulkomaiselle vastaanottajan GLN-numerolle näkyvyyden tuotteen tietoihin.

Tuotetietojen välittäminen tuotetietopankkiin

Tavarantoimittajan tulee yksilöidä tuotetietopankkiin tallennettavat tuotteet GTIN-koodilla, joka muodostetaan GS1-yritystunnisteen perusteella.

Jotta tuotetiedot voi julkaista tuotetietopankkiin, tietojen tulee läpäistä GDSN- ja maakohtaiset tuotetietojen tarkistukset (Validation Rules). Vain tarkistukset läpäisseet ja julkaistut tuotetiedot välittyvät tuotetietojen vastaanottajille. Luonnoksena tallennetut tai tarkistuksissa hylätyt tuotetiedot eivät välity. Tuotetietopankki välittää tarkistukset läpäisseet tuotetiedot vain niille vastaanottajille, jotka ovat tehneet ko. tuotetiedoista kyselyn ja joilla on oikeus nähdä kyseinen tuotetieto. Tuotetietopankki säilyttää tuotteista voimassa olevan tuotetietoversion sekä mahdolliset tulevaisuudessa voimaan tulevat tuotetietoversiot, ei historiaversioita.

Tuotetietojen lähettäjät voivat tallentaa tuotetietoja Synkka-tuotetietopankkiin joko selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä tiedot omasta järjestelmästään XML-muotoisina tuotetietosanomina, jotka perustuvat  GDSN-standardin mukaisiin XML-skeemoihin. XML-sanoma sisältää aina koko tuotetietohierarkian, joka alkaa lavasta ja päättyy vähittäistuotteeseen.

Toiminnot ja komennot tuotetietopankissa

Synkka-tuotetietopankkiin voi tallentaa tietoja erilaisilla toimenpiteillä/komennoilla. Komennot kertovat tuotetietojen vastaanottajille, millä tavalla pankissa oleva tuotetieto on muuttunut.

Lisäys (ADD)

• Komentoa käytetään, kun tuote tai pakkaus luodaan ensimäistä kertaa tuotetietopankkiin.

Korjaus (CORRECT)

• Komentoa käytetään, kun korjataan tuotetiedossa oleva virhe (esimerkiksi korjataan kirjoitusvirhe tai lisätään puuttuva vapaaehtoinen tieto).

Päivitys (CHANGE BY REFRESH)

• Komentoa käytetään, kun tuotetietopankissa olevia tuotetietoja päivitetään (tuotetieto saa esimerkiksi uuden voimaantulopäivän). Päivityksiä on mm. tuotetiedoissa tapahtuvat muutokset, jotka eivät ole niin suuria, että vaikuttaisivat GTIN-koodiin tai tuotteen peruuttaminen.

Synkronoinnin lopetus (DELETE / WITHDRAWAL)

• Komentoa käytetään, kun tuotetietojen synkronointi vastaanottajien kanssa halutaan lopettaa. Komento ei poista tuotetta tuotetietopankista, mutta tämän jälkeen tuotetiedon vastaanottaja ei enää näe tai voi vastaanottaa tuotteen tietoja.

Graafiset kuvaukset Synkka-tiedonsiirrosta ja sanomarakenteesta

Alla on kuvattu lyhyesti tiedonsiirto Synkka-tuotetietopankin kanssa sekä sanomahierarkia. Tarkemmat kuvaukset löydät GDSN Operation Manualista, Synkka Product Operations Manualista, XML-skeemoista ja XML-esimerkkisanomista.

Alla on kuvattu tiedon vastaanottajan, Synkka Tuotteen ja tiedon toimittajan välinen tiedonsiirtoprosessi tiedon toimittajan näkökulmasta:

synkka-tuote-kasikirja_v1_kuva1_backgroundimage

Alla on kuvattu lajitelman sisältävä tuotehierarkia:

synkka-tuote-kasikirja_v1_kuva2_campaign

• Vähittäistuote (Base Unit Or Each) on pakattu neljään erityyppiseen kuljetuspakkaukseen (Case 0, Case 1, Case 2, Case 3). Se on myös osa lajitelmaa (Base Assortment)
• Kuljetuspakkaus voi sisältyä suurempaan kuljetuspakkaukseen (Case 4) ja/tai lavaan (Pallet 1, Pallet 2 tai Pallet 3 joka myös sisältää lajitelman). Vaihtoehtoisesti kuljetuspakkaus ei sisälly mihinkään (Case 0).
• Yksi kuljetuspakkauksista (Case 3) lisäksi sisältyy GTIN-koodittomaan lavaan
• Harmaa alue kuvaa toista mahdollista tuotehierarkiaa, johon lajitelman (Base Assortment) lava (Pallet 3) ja toinen vähittäistuote (Base Unit or Each 2) voivat myös kuulua.

Tuotetietopankin tekninen dokumentaatio Mediapankin tekninen dokumentaatio

Integraatiot