Pikaohje tuotetietojen tallentamiseen

Tämä ohje on suunnattu uudelle Synkka käyttäjälle ja sen tarkoitus on auttaa käyttäjää ensimmäisen tuotteen tallentamisessa. Tämän lisäksi ohje avaa yleisiä tuotetietoihin liittyviä termejä, antaa vinkkejä muista Synkka ohjeista ja tiedonlähteistä.

Tuotetietopankin perustoiminnot ja termit

Tuotetiedon tallentajan on hyvä tietää seuraavat termit.

GTIN-koodi

GTIN-koodin avulla tunnistetaan kauppanimike (vähittäistuote, kuljetuspakkaus, lava) Synkka-palvelussa. Kaikilla tuotteilla pitää olla GTIN-koodi jotka halutaan tallentaa Synkkaan. GTIN-koodi on kansainvälinen, ja yleensä 13 merkkiä pitkä. Kun GTIN-koodi tallennetaan Synkka-palveluun täydennetään etunollalla (0). Kaikki GTIN-koodit pitää olla 14-merkkisiä Synkka-palvelussa. Tiedontoimittaja luo GTIN-koodit omasta yritystunnisteesta tai jos kyseessä on maahantuonti tuote niin tiedontoimittaja voi käyttää tuotteessta jo olevaa koodia.

GLN-numero

GLN-numeron avulla tunnistetaan osapuoli Synkka-palvelussa. Tiedontoimittajalle luodaan Synkka-palveluun GLN-numero liittymisvaiheessa ja numero näkyy sisäänkirjautuneen yrityksen tiedoissa käyttöliittymässä.

Pakkaushierarkia 

Pakkaushierarkia kuvaa, miten eri pakkaukset linkittyy toisiinsa. Pakkaushierarkia koostuu vähittäistuotteesta ja sen kuljetuspakkauksista. Pakkaushierarkia voi koostua vähittäistuotteesta, kuljetuspakkauksesta, lavasta tai lajitelmasta.

Tuotetiedon keruu

Tiedontoimittajan kerää kaikki tuotetiedot ja tallentaa ne Synkka-palveluun. Synkka-palveluun tallennetaan ohjelmistollisesti pakollisia tietoja, lainsäädännön edellyttämiä tietoja, vastaanottajien tarvitsemia tietoja ja muita valinnaisia tietoja. Hyvä nyrkkisääntö on että kaikki tuotteen pakkauksesta löytyvät tiedot pitää tallentaa Synkka-palveluun. Suosittelemme keräämään kaikki tuotetiedot valmiiksi ennen kun aloittaa tuotetietojen tallentamisen.

Tuotetietojen oikeellisuus

Tuotetietojen oikeellisuudella tarkoitetaan että tuotetiedot ovat laadukkaat, ne ovat oikein, ajantasalla ja ajanmukaiset. Tiedontoimittaja on vastuussa tuotetietojen oikeellisuudesta.

Tuotteen tallentaminen

Tuotetietojen tallentaminen aloitetaan aina vähittäistuotteesta. Vähittäistuotteelle voidaan sitten lisätä kuljetuspakkauksia ja lavoja. Tallennettu tuotetieto on Luonnos-tilassa, Luonnos-tilassa olevat tuotetiedot eivät ole välitetty vastaanottajille.

Tuotteen julkaisu

Tuote voidaan julkaista tietokantaan kun kaikki tarpeelliset tiedot on annettu ja käyttöliittymän virheraportti on tyhjä. Tuotteen julkaisun yhteydessä muodostuu tuotetietosanoma, jolloin tuotetiedot välitetään vastaanottajille. Vastaanottajat käsittelevät tuotetiedot

Tuotteen muokkaaminen

Niin kauan kun tuote on Luonnos-tilassa jatketaan tuotetietojen lisäämistä eri tietokenttiin. Jos tuote on Julkaistu, pitää päivitykset tehdä joko Korjauksena tai Tulevaisuuden versiona.

  • Korjaus, tuotetiedoissa on puute tai ne ovat virheelliset. Päivitys tapahtuu nykyiseen versioon (Luonnos-välilehti).
  • Tulevaisuuden versio, uusi versio luodaan silloin kun tuotteen ominaisuudet olennaisesti muuttuu. Uudelle versiolle annetaan uusi voimaantulopäivä, eli kerrotaan päivä, jolloin muutos astuu voimaan. 

Tuotetietoversiot

Yhdestä ja samasta tuotteesta voi olla useampi versio. Tuotteelle muodostuu useampi versio seuraavissa tilantessa:

  • Tuotteella on tulevaisuuden versio (katso yllä).
  • Tuotteella on useampi vastaanottaja
  • Tuotteella on useampi kohdemarkkina
  • Tuotteella on Julkaistu ja Luonnos-tilassa oleva versio

Hakutuloksessa tuotteen tiedot näkyvät kahteen kertaan (paitsi tulevaisuuden versio) ja käyttäjä saa parhaiten tiedon muista versioista lisäämällä esim. sarekkeet Kohdemarkkina ja Osapuoli hakutulosnäkymään.

Tuotteen lopettaminen

Kun tuote poistuu tiedontoimittajan valikoimasta, tai sen lanseeraus perutaan pitää tämä tieto viedä myös Synkka-palveluun. Tieto tuotteen lopettamisesta pitää tehdä etukäteen, jotta tiedon vastaanottajat voivat varautua tuotteen poistumiseen. Tuote lopetukset tehdään aina tuotteen nykyiseen versioon (Luonnos-välilehti) lisäämällä lopetuspäivämäärät tietokenttiin Saatavuus päättyy ja Tuotannon lopetuksen päivämäärä, tai Saatavuus päättyy ja Lanseerauksen peruutus päivämäärä.

Tallenna tuote Synkkaan

Synkka-palveluun kirjaudutaan osoitteessa https://synkka.gs1.fi

Tarkemmat ohjeet kirjautumiseen löydät tältä sivulta.

Tuotteen tallentaminen

Synkka-palvelun toiminnot ohje on pikaohje tuotetietojen tallentamiseen. Tämän lisäksi ohjeesen on koottu myös muita hyödyllisiä vinkkejä tuotetiedon ylläpidon näkökulmasta.

Ohjeen sisältö:

  • Vähittäistuotteen perustaminen
  • Tarkastuslista
  • Kuljetuspakkauksen perustaminen
  • Lavatiedot
  • Tuotetietojen julkaisu
  • Tuotetiedon muokkaaminen
  • Media-aineiston lisääminen
  • Luo uusi vähittäistuote tuotetietopohjan avulla
  • Luo uusi kuljetuspakkaus tuotetietopohjan avulla
  • Tietokenttien haku-toiminto
  • Tuotetietojen tulostaminen/vieminen pdf-tiedostoon