Golli_lasku

Toimituksen käsittelyn jälkeen tilaajalle voi lähettää sähköisen EDI-laskun suoraan Golli-palvelusta.

Lasku muodostuu automaattisesti Gollin toimitustietojen perusteella ja välittyy suoraan kaupparyhmälle. Tämän jälkeen voi tulostaa pdf-laskun omaa kirjanpitoa ja reskontraa varten.

Tässä ohjeessa on kerrottu tärkeimpiä asioita laskutustoiminallisuuden käytöstä. 


Ohjeen sisältö

Laskun lähettäminen eri toimitusmalleissa

Laskutusominaisuuden käyttöönotto

Laskun ja hyvityslaskun luominen Gollissa

Laskujen lähettäminen eri toimitusmalleissa

Golli-palvelusta voi tällä hetkellä lähettää laskuja Keskolle, S-ryhmälle ja Wihurille lähetetyistä varastotoimituksista.

Laskutustoiminallisuuden käyttöönotto

Sopiminen tilaajien kanssa

  • Sovi tilaajien kanssa etukäteen laskuttamisen siirtämisestä Golliin
  • Ilmoitukset tilaajille voi tehdä seuraaviin osoitteisiin:
    • Inex Partners: dispatchadvice[at]sok.fi
    • Kesko: editiimi[at]kesko.fi 
    • Wihuri: tuoteryhmäpäälliköt tai edimetro[at]wihuri.fi

Kytkentä päälle Gollissa

  • GS1 Asiakaspalvelu kytkee laskutustoiminnallisuuden päälle. Asiasta voi ilmoittaa sähköpostitse.
  • Laskutusta varten yrityksen perustiedoissa Gollissa täytyy olla täytettynä Yhteys- ja laskutustiedot.
    • Osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
    • Tilinumero ja BIC- tunniste
    • ALV-tunnus ja maakoodi
  • Laskutustoiminnallisuus sisältyy Gollin kuukausimaksuun, ja kytkennän jälkeen laskutus on heti käytettävissä.
  • Mikäli lähetätte jo nyt laskuja Golli-palvelun avulla ja haluatte jatkossa hyödyntää omia viitenumeroita tai laskun numeroita, olkaa yhteydessä GS1 asiakaspalveluun.

Laskun ja hyvityslaskun luominen Gollissa

Tuotteiden hinnat laskulla

Laskun muodostamista varten tuotteille tulee täydentää hinnat ja veroprosentti, mikäli niitä ei ole tullut tilauksella.

Hinta syötetään jo tilauksen käsittelyn alussa, osiossa TILAUKSET.

Yksittäisen tuotteen tietoja pääsee muokkaamaan tuotteen riviltä oikean reunan painikkeesta MUUTA.

Uudessa näkymässä voidaan syöttää tuotteen veroton kpl-hinta. ALV% on jo valmiina, mikäli se on tallennettuna tuotteen perustietoihin.

Kun hinta on kerran tallennettu, Golli muistaa hinnan seuraavan tilauksen saapuessa saman asiakkaan kohdalla.

Laskun luominen

Lasku luodaan valmiiksi kerätyn toimituksen tietojen pohjalta. Keräys ja lähetys tulee olla käsiteltyinä ja toimitussanoma lähetetty. Toimitussanoman lähetyksen jälkeen klikataan vielä painiketta LOPETA LÄHETYS JA ARKISTOI TOIMITUS.

Tämän jälkeen kohdassa TOIMITUKSEN YHTEENVETO tulee valittavaksi LASKUT -välilehti.

Valitaan LASKUT -välilehti ja klikataan LUO LASKU -painiketta.
 
Järjestelmä luo toimituksesta laskupohjan, jonka numero tulee näkyviin LASKUT välilehdelle.

Klikkaamalla laskun numeroa päästään käsittelemään laskua uudessa näkymässä.

Vaihtoehto 2.

Laskun luomisen voi aloittaa myös päävalikon kuvakkeesta LASKUTUS. Painikkeesta LUO UUSI LASKU saadaan näkyviin listaus käsitellyistä ja arkistoiduista toimituksista. Listalta valitaan haluttu toimitus ja klikataan painikkeesta LUO LASKU VALITUISTA TOIMITUKSISTA.
 

Laskun muokkaaminen ja lähettäminen

  • Laskun perustietoihin tulee täydentää maksuaika sekä mahdolliset alennustiedot ja viivästyskorko. Eräpäivä -tieto tulee laskulle automaattisesti maksuajan perusteella, kun perustiedot tallennetaan. Kun maksuehdot on kerran tallennettu, Golli muistaa tiedot seuraavalla kerralla kyseisen asiakkaan kohdalla.
  • Mikäli yritys käyttää omia viitenumeroita ja laskun numeroita tulee ne täyttää perustietoihin.
  • Laskun riveillä voidaan täydentää tai muokata hintoja ja veroprosenttia tuotteittain, mikäli niitä ei ole syötetty tilauksen käsittelyn alussa.
  • Laskun riveillä voidaan muokata laskutettavaa määrää.

Kun kaikki tarvittavat tiedot laskulle on lisätty, valmista laskua voi tarkastella tulostettavassa PDF- muodossa. 
 
PDF -laskun voi tulostaa tai tallentaa jatkokäsittelyä ja kirjanpitoa varten.

Valmis lasku lähetetään ja arkistoidaan painikkeesta LÄHETÄ LASKU.

Hyvityslaskun luominen ja lähettäminen

Hyvityslaskun luominen aloitetaan menemällä arkistossa toimituksiin ja valitsemalla haluttu toimitus. Tämän jälkeen kohdassa TOIMITUKSEN YHTEENVETO tulee valittavaksi LASKUT -välilehti. Klikkaamalla LASKUT-välilehteä päästään luomaan hyvityslasku. Hyvityslasku luodaan klikkaamalla LUO HYVITYSLASKU. Mikäli yritys käyttää omia viitenumeroita ja laskun numeroita tulee ne täyttää hyvityslaskun perustietoihin klikkaamalla MUUTA. Numerot tallennetaan klikkaamalla TALLENNA

Valmis hyvityslasku lähetetään ja arkistoidaan painikkeesta LÄHETÄ HYVITYSLASKU.

Vaihtoehto 2.

Hyvityslaskun luomisen voi aloittaa myös menemällä arkistossa laskuille ja valitsemalla lasku, jolle hyvityslasku halutaan tehdä. Hyvityslasku luodaan klikkaamalla LUO HYVITYSLASKU. Mikäli yritys käyttää omia viitenumeroita ja laskun numeroita tulee ne täyttää hyvityslaskun perustietoihin klikkaamalla MUUTA. Numerot tallennetaan klikkaamalla TALLENNA.

Valmis hyvityslasku lähetetään ja arkistoidaan painikkeesta LÄHETÄ HYVITYSLASKU.

Kun hyvityslasku on lähetetty ja arkistoitu voidaan tarvittaessa lähettää uusi lasku korjatuilla tiedoilla täydennettynä. Uuden laskun luominen aloitetaan menemällä arkistossa toimituksiin ja valitsemalla haluttu toimitus. Tämän jälkeen kohdassa TOIMITUKSEN YHTEENVETO tulee valittavaksi LASKUT -välilehti. Klikkaamalla LASKUT-välilehteä päästään luomaan uusi lasku. Lasku luodaan klikkaamalla LUO LASKU. Mikäli yritys käyttää omia viitenumeroita ja laskun numeroita tulee ne täyttää hyvityslaskun perustietoihin klikkaamalla MUUTA. Numerot tallennetaan klikkaamalla TALLENNA. Laskun riveillä voidaan muuttaa laskutettavaa määrää.

Valmis lasku lähetetään ja arkistoidaan painikkeesta LÄHETÄ LASKU.

Lisärivien käyttö edellyttää tilaajan kanssa erikseen sovittua käytäntöä. Toimintoa voidaan käyttää, kun halutaan lisätä laskulle esimerkiksi:

  • laskutettavia pullopantteja
  • laskutettavia kuljetusalustoja
  • laskutus- tai toimitusmaksu

Lasku -näkymän alareunassa on painike LISÄÄ RIVI LASKULLE. Klikkaamalla painiketta avautuu uusi näkymä, jossa voidaan lisätä laskulle rivejä.

Kentät täytetään:

  • TUOTETUNNUS -kenttään tuotteen GTIN -koodi 14 merkkisenä
  • NIMIKE -kenttään lisättävän tuotteet nimi. Nimi tulee näkyviin laskulla.
  • MÄÄRÄ -kenttään lisättävien tuotteiden määrä pudotusvalikon yksiköissä
  • YKSIKKÖHINTA -kenttään lisättävän tuotteen hinta
  • VEROPROSENTTI -kenttään lisättävän tuotteen veroprosentti
  • ALENNUSPROSENTTI-kenttään alennusprosentti, mikäli kyseiselle tuotteelle annetaan alennus.

Lopuksi klikataan painikkeesta LISÄÄ RIVI LASKULLE.

Syötetäänkö hinta verottomana vai verollisena? Kuinka monta desimaalia voi syöttää?

Hinta syötetään verottomana. Desimaaleja voi hintaa syöttäessä käyttää paljonkin, mutta tuotteen riville Golli pyöristää hinnan kahteen desimaaliin.

Saako laskut tulostettua? Miten vien aineiston kirjanpitoon?

Laskuista saa tulostettua tai tallennettua PDF-näköislaskut. 

Tiedot lähetetyistä laskuista tuotteittain ja tilaajittain saa myös excel-tiedostoon osiosta RAPORTIT.

Mistä tuotteiden hinnat tulevat laskulle? Voiko niitä muokata?

Hinnat välittyvät tilauksella tilaajan järjestelmästä. Toimittajan tulee kuitenkin laskua lähettäessään tarkastaa, että hinnat ovat oikein.

Tapauksissa, joissa hinnat eivät tule tilauksella, ne syötetään käsin tilauksen käsittelyvaiheessa tai laskua muokatessa. Kun hinnat on kerran tallennettu, Golli muistaa tiedot seuraavalla kerralla kyseisen asiakkaan kohdalla. Jos hinta on muuttunut, tulee korjaus tehdä kyseiselle riville.

Gollissa ei ole hinnastoa tai tietokantaa, johon hintatietoja ylläpidettäisiin.

Mistä maksuehdot tulevat? Voiko niitä muokata?

Laskua käsiteltäessä täydennetään maksuaika sekä mahdolliset alennustiedot ja viivästyskorko. Eräpäivä -tieto tulee laskulle automaattisesti maksuajan perusteella, kun perustiedot tallennetaan. Kun maksuehdot on kerran tallennettu, Golli muistaa tiedot seuraavalla kerralla kyseisen asiakkaan kohdalla.

Käytän factoringrahoitusta, voinko laskuttaa Gollissa?

Ei voi. 

Voiko laskun tehdä englannin tai ruotsin kielellä?

Gollia voi käyttää englanniksi tai ruotsiksi vaihtamalla omiin asetuksiin käyttökielen. PDF-näköislasku on suomenkielinen.

Voiko laskun numeroa ja/tai viitettä muuttaa Gollissa?

Kyllä voi. Mikäli haluatte  hyödyntää omia viitenumeroita tai laskun numeroita, olkaa yhteydessä GS1 asiakaspalveluun.